法律體檢為企業合規經營管理“問診把脈”

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企業法律體檢,也稱企業法律風險排查,通常是由第三方專業人員或機構對企業運營中的各個要素、環節進行調查,進行潛在法律風險的事前排查、風險預警,并提供管理提升意見,以實現防患于未然的目的。

作者:杜娟、王曌秋

來源:海普睿誠律師事務所(ID:hprclaw)

《黃帝內經》有言:“上醫治未病,中醫治欲病,下醫治已病”,即高明的醫生能在未發疾病前及早發現并進行干預,防微杜漸,減少生病的幾率。與企業經營管理相似,及早發現并干預企業經營管理中的潛在風險,是謂“上醫”,“企業法律體檢”則是排查企業潛在風險的重要方式。

何謂“企業法律體檢”

企業法律體檢,也稱企業法律風險排查,通常是由第三方專業人員或機構對企業運營中的各個要素、環節進行調查,進行潛在法律風險的事前排查、風險預警,并提供管理提升意見,以實現防患于未然的目的。

企業在經營活動中,如未建立完善的規章制度、在運營中產生違反相關法律法規等規范性文件、侵犯他方合法權益等問題,易引發民事賠償、行政處罰甚至刑事責任等后果,導致企業的資產和商譽遭受損失。法律體檢的意義在于對潛在法律風險進行事前排查和風險預警,發現潛在風險的形成或初始狀態,從而及時排查潛在問題,進行風險預警,在事前降低法律成本,防范法律風險。

實踐中,企業法律體檢時常與企業內部合規性檢查混淆,但二者存在本質區別:

企業法律體檢的范圍

法律風險存在于企業運轉的方方面面。企業可能面臨的管理及法律風險至少1400余項,主要領域包括:股權架構設置、內部決策程序、管理制度頒行執行、合同管理及履約、印章印鑒管理、資產保管使用、勞動用工管理、知識產權保護、糾紛爭議處置、刑事責任等方面。上述各方面每一步操作不當都將可能導致相應的法律風險。

例如在“合同管理及履約”部分,需首先考量企業是否有完善的合同管理制度、管理制度設置是否“管理高效、風險可控、責權明確”以及管理制度的實際執行情況;其次審查企業業務類合同文本是否存在風險,同時訪談合同執行部門對合同的履約把控,是否存在合同履約風險;最后,還需針對合同歸檔保管程序是否有效實施進行核查。

再例如在“勞動用工管理”部分,需首先考量企業是否有完善的勞動用工管理制度;其次審查企業內部勞動用工類型、勞動用工合同簽署情況、社保繳納情況等;此外,還需重點關注員工入職、離職不同情形下所適用的法律文書的內容及簽署保管。

企業法律體檢的工作流程

法律體檢工作流程繁雜且瑣碎,自體檢啟動至體檢報告完成主要分為五個重點階段,各個階段的工作內容如下:

(一)項目啟動階段

由企業與律師事務所組織召開法律體檢工作啟動會議,組建專項工作組,向各部門及分支負責人傳達體檢工作的意義、明確工作邊界,并確定各部門及分支負責人的對接人。

(二)信息收集階段

律師在初步了解企業主營業務、部門設置、基本業務流程后,根據企業實際情況制作文件資料清單,由部門、科室及分支負責人及主要工作人員收集相應資料。

(三)風險識別階段

風險識別是后續工作的基礎,要盡可能全面、無遺漏地將業務流程中可能存在的法律風險點全部找出來。風險識別的主要方法有:

(1)制度梳理:由企業提供核心業務版塊管理制度(如業務管理、合同管理等),從制度合規性、內容完善程度、管理高效性、流程閉環性等角度,進行管理制度的整體梳理及分析。

(2)流程梳理:以內部業務制度為線索,對企業的業務流程進行分析,根據相關的業務流程及各部門之間工作銜接、監管、工作留痕措施等,厘清流程可能存在的法律風險。

(3)法規檢索:對與企業主營業務相關的法律法規進行全面的檢索和分析,從中找出企業可能面臨的風險。

(4)合同審查:針對企業頻發的業務合同進行法律風險審查,以明確合同文本是否存在重大交易風險。

(5)個別訪談:根據工作需要,選擇重點科室、分支進行實地考察,由部門及分支負責人詳盡解答征詢問題。在訪談過程中可以迅速的發現一些管理層及業務人員所關注的風險點,這些風險點往往對企業而言有較高的現實意義。

(6)案例分析:對企業已經發生的實際案例進行分析,可從中具有針對性的找出企業的經營所涉關鍵點,并對風險的誘因進行深入分析。

(7)調查問卷:就部門及分支機構工作職責擬定調查問卷,圍繞企業內部現行有效的管理制度、崗位職責、業務流程、經營困惑等方面進行逐一征詢、訪談,全面了解企業內部運營管理現狀。

在通過上述方式全面接觸、充分了解企業經營管理、業務范圍、工作職責分配等方面后,結合所掌握的資料,即可對企業所涉風險進行識別,對企業所涉法律風險進行歸類。

(四)風險評價分析與防控建議階段

在了解風險發生的原因、重要程度后,即可針對所涉風險進行分析論證并提出解決措施。結合企業開展體檢工作的實際需求,對發現的各類法律風險進行評級,對企業影響較大法律風險及亟待解決法律風險進行分析、論證;與部門及分支負責人積極論證,討論各自部門風險防控解決措施的科學性、可行性,形成有效的管理提升意見。

通常外部經營風險的管控需盡快予以落地,內部管理風險則需與企業高管充分論證溝通后予以落地執行。例如在某次企業法律體檢中,已排查該企業與某合作方簽署了《買賣合同》,約定合同簽訂后即支付合同價款的60%,貨到后支付35%,剩余5%作為質保金,該合同實際履行中,該企業并未依約履行付款義務,欠款近半年余,究其原因是業務部門稱已轉交付款所需稅收發票,財務部門稱未收到稅收發票。在該經營活動中,就外部風險而言,或存外部合作方主張該企業逾期付款違約責任的法律風險,亟待與該外部合作方補充簽署備忘錄,重新約定付款時間或由其豁免違約責任;就內部風險而言,因缺少業務部門之間往來工作交界的留痕流程,需在內部管理環節中予以補充完善。

(五)輔導改進階段

結合體檢工作實際情況,對防控措施落地實行跟進指導,如需完善制度的審查、業務管理流程的輔導、合同文本修正的解讀等;必要時組織部門及分支負責人進行內部培訓,進一步提高合規管理法律風險意識。

結語

如同個人健康體檢,法律體檢項目的結束,不意味著到達法律體檢工作的終點。法律體檢需根據企業的發展時時跟進,持續跟蹤企業的整改情況,為企業后續過程產生的問題進行解決,確保法律體檢最終實現落地。

注:文章為作者獨立觀點,不代表資產界立場。

本文由“海普睿誠律師事務所”投稿資產界,并經資產界編輯發布。版權歸原作者所有,未經授權,請勿轉載,謝謝!

原標題: 并購重組|法律體檢為企業合規經營管理“問診把脈”

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